Aprenda a como preencher o livro caixa e ganhe uma planilha gratuita

Aprender a como preencher o livro caixa pode ser o pulo do gato que seu negócio precisava para ficar no azul! 

Isso porque se você é microempreendedor, seja dono/a de uma barraca de lanches, de um salão de beleza ou uma oficina, esse registro vai ser seu melhor amigo na hora de organizar o dinheiro que entra e sai, sem dor de cabeça!

E o melhor: neste texto você ganha uma planilha pronta e gratuita para começar a controlar tudo hoje mesmo de forma prática.

Vamos juntos transformar essa tarefa em algo simples e até... satisfatório? (Sim, é possível!).

O que é o livro caixa?

O livro caixa é um registro financeiro em que são anotadas todas as entradas (receitas) e saídas (despesas) de dinheiro do negócio, de forma cronológica. 

Deste modo, ele mostra o saldo disponível em caixa no dia a dia e ajuda no controle das finanças, mas sem considerar contas a pagar ou a receber. 

É uma ferramenta simples, porém essencial para a organização financeira de micro e pequenos empreendedores.

Por que preencher o livro caixa?

Você deve preencher o livro caixa porque:

• facilita o controle financeiro diário;
• ajuda na tomada de decisões mais seguras;
• permite identificar excessos e ajustar gastos;
• serve como base para declarações fiscais e contábeis;
• organiza as finanças sem complicação;
• mostra a saúde financeira real do negócio.

Facilita o controle financeiro diário

Ao registrar todas as movimentações de entrada e saída de dinheiro, você tem uma visão clara e atualizada do que está acontecendo com o caixa do seu negócio, o que evita esquecimentos e desorganização.

Ajuda na tomada de decisões mais seguras

Com o histórico do livro caixa, é possível analisar padrões, prever cenários e tomar decisões com base em dados reais, como quando investir, reduzir custos ou até segurar despesas.

Permite identificar excessos e ajustar gastos

O registro frequente permite visualizar onde o dinheiro está sendo gasto de forma desnecessária, algo que possibilita cortes e ajustes para melhorar o desempenho financeiro.

Serve como base para declarações fiscais e contábeis

Mesmo que o livro caixa não seja obrigatório para todos, ele pode facilitar o preenchimento de obrigações fiscais, como a declaração do Imposto de Renda, especialmente para quem é MEI ou trabalha como autônomo.

Organiza as finanças sem complicação

Por ser uma ferramenta simples, o livro caixa pode ser feito até manualmente ou com planilhas, sem necessidade de programas complexos ou conhecimentos contábeis avançados.

Mostra a saúde financeira real do negócio

Diferente de outros relatórios, o livro caixa foca no dinheiro que realmente entrou e saiu. 

Isso mostra a situação financeira exata, sem considerar valores ainda a receber ou a pagar.

Leia também: Tudo o que precisa ser feito na gestão financeira de pequenas empresas

Meu pequeno negócio é obrigado a ter um livro caixa?

O livro caixa não é obrigatório para todos os pequenos negócios, mas é altamente recomendado, porque o registro é útil para controle e comprovação de renda. 

Afinal, ao aprender como preencher o livro caixa você sabe exatamente quanto dinheiro entrou, quanto saiu e qual é o saldo real em caixa. 

Isso evita surpresas no fim do mês, ajuda a planejar investimentos, pagar contas em dia e até comprovar renda em caso de necessidade de crédito ou participação em programas de incentivo.

Qual a diferença entre livro caixa e fluxo de caixa

A principal diferença é que o livro caixa registra apenas movimentações financeiras já realizadas, como entradas e saídas de dinheiro, enquanto o fluxo de caixa também considera valores a pagar e a receber, o que ajuda no planejamento futuro. 

Ou seja, o livro caixa é mais simples, enquanto o fluxo é mais completo.

Abaixo, confira todas as diferenças entre eles em uma tabela completa.

Como preencher o livro caixa: passo a passo completo

O passo a passo de como preencher o livro caixa vai desde onde você fará o registro, o preenchimento das colunas até atualização de saldos e fechamento.

Abaixo, aprenda a como fazer cada uma dessas etapas.

Escolha onde vai registrar (papel, planilha ou sistema)

Antes de começar, defina se vai preencher o livro caixa manualmente, em uma planilha de Excel (como a que você pode baixar gratuitamente clicando aqui) ou em um sistema digital. 

O importante é escolher o método mais prático para você!

Crie colunas organizadas

As principais colunas que devem ter quando falamos de como preencher o livro caixa são:

• Data
• Descrição (do que foi recebido ou pago)
• Tipo (entrada ou saída)
• Valor
• Forma de pagamento (dinheiro, PIX, cartão etc.)
• Saldo final do dia

Para facilitar a visualização de como preencher o livro caixa, veja abaixo um exemplo de como uma frutaria pode preencher o seu diariamente, registrando tanto as vendas quanto os gastos do dia.

Registre todas as entradas de dinheiro

O próximo passo de como preencher o livro caixa é anotar toda e qualquer quantia que entrar no caixa do seu negócio: vendas, serviços, recebimentos pendentes etc.  

Por exemplo, para um salão de beleza registrar as entradas de dinheiro, ele deve anotar cada quantia recebida em função de serviços ou vendas realizadas.

Então, ao atender um cliente para corte de cabelo, se o pagamento for feito em dinheiro, deve-se registrar a entrada de valor correspondente. 

Cada tipo de serviço prestado, como manicure ou depilação, também deve ser anotado individualmente, com o valor recebido e a forma de pagamento (dinheiro, cartão, PIX). 

Ou seja, isso deve ser feito para cada movimentação do dia!

Registre todas as saídas de dinheiro

Nesta etapa de como preencher o livro caixa, anote todos os gastos, como compra de materiais, pagamento de contas, transporte, alimentação, entre outros. 

Por exemplo, para registrar as saídas de dinheiro em uma lanchonete, o processo é simples: anote cada gasto feito, como a compra de ingredientes (pão, queijo, etc.), pagamento de fornecedores ou despesas como aluguel e contas de luz. 

Cada despesa deve ser registrada com a descrição detalhada e o valor pago. 

Atualize o saldo a cada movimentação

Após cada entrada ou saída, atualize o saldo final para manter uma visão clara do quanto há disponível no caixa.

Faça o fechamento mensal

No final de cada mês:

• some todas as receitas;
• some todas as despesas;
• calcule o resultado (receitas - despesas);
• guarde os comprovantes organizados.

Baixe nosso modelo de planilha de livro caixa grátis para começar a preencher  a sua agora mesmo!

Exemplo de livro caixa preenchido

Aqui trazemos um exemplo de como preencher o livro caixa para uma empreendedora do ramo de artesanato. 

Na tabela abaixo, mostramos o registro de entradas e saídas de dinheiro e você poderá entender que com esses registros é possível acompanhar o fluxo de caixa e garantir a saúde financeira da empresa.

Dicas para manter seu livro caixa sempre organizado

• Mantenha seus registros atualizados: é fundamental que todos os dados estejam sempre em dia para garantir a precisão das informações financeiras.
• Organize os dados de forma clara: crie um sistema que seja fácil de entender para evitar sobrecarga de informações que possam gerar confusão.
• Registre corretamente todos os pagamentos e recebimentos: pagamentos de clientes, juros bancários e outros recebimentos em dinheiro devem ser anotados como débitos no livro caixa.
• Utilize planilhas para empresas pequenas: uma planilha bem organizada proporciona uma visão clara e objetiva da saúde financeira do seu negócio.
• Automatize processos financeiros sempre que possível: ao automatizar o preenchimento do livro caixa, você evita erros comuns que podem ocorrer ao realizar essas tarefas manualmente.

Perguntas frequentes sobre como preencher o livro caixa

Abaixo, respondemos às principais dúvidas sobre como preencher o livro caixa. Confira!

O que significa deve e haver no livro caixa?

"Deve" se refere ao valor que entrou no caixa (entradas), enquanto "haver" se refere ao valor que saiu do caixa (saídas).

Como preencher livro caixa manual?

Preencha manualmente registrando a data, a descrição da transação, o tipo (entrada ou saída), o valor e a forma de pagamento. Atualize o saldo após cada registro.

Como fazer o livro caixa no Excel?

A forma mais fácil é baixando a nossa planilha pronta e gratuita de livro caixa no Excel. Esse modelo pode ser utilizado facilmente para controlar as entradas e saídas de dinheiro do seu negócio.

Livro caixa é obrigatório para MEI?

Não é obrigatório para MEI, mas é altamente recomendado para um controle financeiro mais eficiente, pois facilita a organização e a declaração de impostos.

Posso preencher o livro caixa à mão?

Sim, você pode preencher o livro caixa à mão, desde que os registros sejam feitos corretamente e de forma organizada. Porém, o uso de planilhas prontas pode facilitar o controle.

Quer organizar as finanças do seu negócio de forma simples e prática? Baixe agora uma planilha de livro caixa gratuita e pronta para usar aqui.

Conclusão

Hoje nos dedicamos a mostrar a você como preencher o livro caixa diariamente em um passo a passo completo. 

Neste texto, você viu:

• o que é o livro caixa e por que ele é tão importante;
• passo a passo completo para preenchê-lo corretamente;
• diferença entre livro caixa e fluxo de caixa;
• dicas práticas para manter tudo organizado e sem erros.

Agora é hora de colocar em prática! 

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• definir suas metas financeiras;
• como cuidar da saúde financeira pessoal;
• como cuidar da saúde financeira do seu negócio;
• registros financeiros;
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Seu negócio merece voar mais alto – e isso começa com organização financeira!