O controle de estoque de pequenos negócios é um dos itens mais importantes da gestão de microempreendedores, pois permite que você otimize as suas matérias primas, equipamentos e produtos, garantindo o melhor retorno possível.

Uma boa gestão de estoques também favorece a organização do seu espaço, traz benefícios para a sua produtividade e reflete em todo o processo de compras e reposição de seus produtos, gerando automaticamente uma economia financeira que poderá ser reinvestida no crescimento do seu empreendimento.

E para te ajudar com esse processo, ao longo deste artigo te ensinaremos a como fazer esse controle em seu negócio, quais ferramentas podem te ajudar apresentaremos também alguns mais erros comuns que você deve evitar.

Acompanhe!

O que é controle de estoque de pequenos negócios?

O controle de estoque de pequenos negócios é o monitoramento e análise dos materiais de sua empresa, uma prática que garante o bom funcionamento de suas operações e vendas.

Quando o seu controle de estoque é feito perfeitamente, você consegue prevenir o vencimento de produtos, antecipar necessidades de compras, diminuir as perdas por roubo e ter a chance de fazer negociações melhores com clientes e fornecedores.

E para que o controle de estoque de pequenos negócios seja o ideal e você colha esses benefícios, é preciso fazer um controle de tudo que entra e sai de seu empreendimento.

Isso pode ser feito em um caderninho ou até mesmo com o uso de programas tecnológicos, conforme mostraremos mais adiante.

Qual a importância do controle de estoque de pequenos negócios?

Achar que o controle de estoque de pequenos negócios não precisa ser feito por não se tratarem de grandes empresas é um mito.

Afinal, o controle de estoque de pequenos negócios é importante para que você não tenha prejuízos, seja com furtos, produtos vencidos, produtos que não estão disponíveis mas estavam à venda, produtos que estão a tempos parados e afins.

Além do mais, ele também é importante porque te ajuda a organizar suas demandas e criar promoções para os seus clientes, logo, suas vendas aumentam ao aderir a esse processo.

No mais, a gestão do seu estoque está totalmente atrelada ao seu financeiro, pois se você tem muitos produtos parados, provavelmente seu lucro será baixo.

Com isso, o jeito é pensar em estratégias que gerem vendas desses itens que não estão saindo do estoque, para que o seu lucro aconteça e o seu pequeno negócio prospere.

Quais os principais erros ao fazer controle de estoque de pequenos negócios?

O erro mais comum ao começar a fazer o controle de estoque de pequenos negócios é não manter um registro de entrada e saída dos produtos.

Essa informação é extremamente útil para manter a organização de seus produtos e vendas, além de saber o que deve ser reposto ou não a cada ciclo de compras.

O segundo erro mais comum na hora de fazer esse tipo de controle é não atualizar os produtos que estão disponíveis no estoque.

E isso é visto como uma falha porque existem algumas mercadorias que levam mais tempo para serem obtidas e, caso entre um novo pedido de algo que não tem mais no estoque, além decepcionar o seu cliente, você perde uma venda.

Além disso, controlar os produtos que estão disponíveis no estoque te fará entender quais itens que você mais vende e quais você menos vende, permitindo que com base nessa informação você trace estratégias de venda para lucrar com os produtos com mais saída.

Como fazer o controle de estoque de pequenos negócios

Agora que você já sabe o que é controle de estoque de pequenos negócios e a sua importância, é hora de colocar a mão na massa e entender como isso pode ser feito!

#1 Armazene bem os seus produtos para fazer seu controle de estoque de pequenos negócios

Em primeiro lugar, é preciso que os produtos que o seu negócio comercializa estejam bem armazenados em um espaço fechado e bem organizado.

Isso facilita, inclusive, a retirada de produtos, evitando atrasos na hora de entregar ao cliente.

#2 Dedique-se ao registro de entradas e saídas do estoque

É essencial que de acordo com o tamanho do seu negócio e movimentação do estoque, as entradas e saídas sejam registradas.

Esses registros devem ter a data e a quantidade do item e serem constantemente atualizados, seja com o suporte de um caderno, planilha no computador ou até no celular!

#3 Organize o seu estoque

Uma das principais dificuldades desse processo diz respeito à variedade dos estoques. De acordo com o setor em que o seu negócio opera, seu estoque poderá comportar:

  • uma variedade de matérias primas, necessárias para sua produção, mais ou menos perecíveis;
  • ferramentas e equipamentos diversos, para uso interno;
  • ferramentas e equipamentos de uso na prestação de serviço;
  • produto finalizado, pronto para a comercialização.

Portanto, manter um controle organizado de itens tão diversos – com uma descrição ou identificação que permita encontrá-los facilmente e com uma disposição que facilite a logística do seu negócio – torna tudo mais fácil.

Nossa dica é que você use etiquetas para identificar o lugar de cada recurso nos seus armários e nas suas prateleiras.

#4 Controle o volume de compra dos itens na hora da reposição

Outra dificuldade informada por diversos micro e pequenos empreendedores no controle de seus estoques está relacionada ao controle do volume de compra de cada item na hora da reposição.

Não é raro encontrar empreendedores com itens parados ou com produtos faltando.

E itens parados por muito tempo no seu estoque representam um desperdício de recursos e podem perder a qualidade ou até mesmo, no caso de produtos perecíveis, expirar e vencer, implicando em perda total do capital investido.

Uma boa gestão de estoques ajudaria a evitar esses problemas, indicando o perfil de consumo da sua clientela e os produtos que necessitam de melhor e maior divulgação.

Ferramentas de apoio para fazer o seu controle de estoque

As mudanças de hábito e a sua nova organização já irão te ajudar a controlar melhor seus recursos.

Mas para você ir ainda mais longe, recomendamos o uso de planilha de controle de estoque!

Com elas, você pode registrar as movimentações do estoque com a data de entrada e saída dos produtos, valores da mercadoria, fornecedores de cada uma delas, além do prazo de validade dos itens.

E além de registrar as movimentações do estoque de maneira detalhada, as planilhas de controle de estoque, por já estarem em softwares de sistemas de gestão, podem se comunicar com os demais recursos existentes.

Dessa forma, quando uma venda é realizada, por exemplo, a planilha do estoque já recebe o aviso e diminui uma unidade do produto. Perfeito, não é mesmo?

Pensando nisso, selecionamos duas ferramentas que podem ajudá-lo a controlar melhor os seus estoques. Conheça a seguir!

#1 Planilha GestãoClick para controle de estoques de pequenos negócios

A grande vantagem de utilizar uma planilha para controlar os seus estoques é, sem dúvida alguma, conseguir reunir em um só documento as informações referentes às entradas e saídas de itens ou produtos ao longo de todo o mês.

Dessa forma, é possível identificar os produtos com maior e menor demanda, bem como os períodos com maior saída de cada item.

Outra grande vantagem é facilitar a identificação dos principais fornecedores e clientes, informação que pode orientar suas estratégias de compra e venda para os meses seguintes.

Super prática, intuitiva e fácil de usar, a planilha que vamos apresentar a seguir foi elaborada pela equipe da GestãoClick, e você pode baixá-la no botão “Baixe grátis” nesta página deles.

No vídeo abaixo, preparado pela GestãoClick, você pode aprender a como utilizar a planilha de controle de estoque:

 

#2 Sistema ERP online para controle de estoque de pequenos negócios

As planilhas permitem o controle manual dos itens disponíveis no estoque do seu empreendimento, mas existem outras ferramentas mais modernas que podem ajudar a otimizar o seu tempo, como sistemas ERP online.

Em tradução, o Enterprise Resources Planning significa Planejamento de Recursos da Empresa. Ou seja, o ERP nada mais é do que um sistema integrado que permite acompanhar minuciosamente todos os aspectos do seu negócio – incluindo aí o controle de estoques.

A grande vantagem do uso de um ERP sobre a utilização de uma planilha está na possibilidade de integrar o controle de estoques às ferramentas de controle de vendas, emissão de notas fiscais, boletos bancários e outros, tudo em um só sistema.

Com um ERP, a gestão do seu negócio fica muito mais fácil, ágil e eficiente!

Como a Aliança Empreendedora e o Tamo Junto podem te ajudar?

Como você viu ao longo deste artigo, a melhor maneira de fazer o controle de estoque de pequenos negócios é adotando as planilhas para fazer essa gestão.

E além das dicas que demos aqui, você também pode contar com a nossa planilha gratuita de registro de estoque, disponível em nosso curso online e também gratuito de Educação Financeira para Mulheres Empreendedoras.

Você pode fazer o download dela clicando aqui e aprender a como preenchê-la em nossa aula 4 do primeiro módulo do curso, em que você também encontrará outras planilhas gratuitas disponíveis, como:

  • planilha de registro de vendas;
  • planilha de registro de despesas;
  • planilha de contas a receber;
  • planilha de contas a pagar.

E ao longo do curso, você tem mais de 20 planilhas prontas para ajudar em toda organização financeira do seu pequeno negócio.

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