Livro caixa: o que é, como preencher + planilha gratuita
Atualizado em 19/04/2023
Para fazer o controle de fluxo das finanças do seu pequeno negócio, é essencial aprender a como preencher o livro caixa.
Esse livro nada mais é do que um resumo e controle de todas as entradas e saídas financeiras, o que permite que você saiba o saldo final das suas finanças a cada semana ou mês, permitindo que você construa um histórico financeiro do seu empreendimento.
E os benefícios não param por aí!
Isso porque saber como preencher o livro caixa ajuda na hora de você prestar contas para a receita federal.
Diante de tanta importância deste documento, preparamos esse artigo completo para ensinar você a como preencher o livro caixa.
Acompanhe!
O que é o livro caixa?
O livro caixa é um documento em que você preenche todas as entradas e saídas do seu negócio.
Com ele você monta um histórico financeiro da sua empresa e consegue ter em mãos qual o seu saldo final a cada semana ou mês.
Mas para isso você precisa inserir corretamente todas as informações financeiras do seu pequeno negócio, ou seja, é preciso saber como preencher o livro caixa.
Para que serve o livro caixa?
O livro caixa serve para fazer um registro de todas as movimentações financeiras de um negócio.
Desta forma é possível administrar todos os pagamentos feitos em nome do seu negócio, bem como todos os valores que você recebe de vendas aos seus clientes.
Assim, o livro caixa serve como um ajudante da sua contabilidade e realiza um balanço do patrimônio do seu negócio.
Pequenos negócios precisam ter um livro caixa?
Pequenos negócios não são obrigados a ter um livro caixa, mas é importante tê-lo para conseguir registrar os seus fluxos financeiros.
Isso porque esse registro colabora com a organização do seu dinheiro e permite visualizar o quanto você gasta e o quanto você ganha.
Além do mais, para pequenos empreendedores é importante saber como preencher o livro caixa e mantê-lo em dia porque negócios que tem uma receita bruta anual de R$4,8 milhões e se enquadram no regime tributário Simples Nacional são obrigados a declarar os valores do seu caixa.
Assim, tendo esse livro em dia, fica mais fácil encontrar esses valores para declarar.
Qual a importância do livro caixa para pequenos negócios?
O livro caixa é importante para pequenos negócios porque:
- ajuda no controle financeiro;
- permite ter um balanço mensal das finanças;
- ajuda a prestar contas para a Receita Federal.
Abaixo, entenda melhor todos esses pontos.
Ajuda no controle financeiro
Uma vez que o livro caixa é um documento em que você preenche todas as entradas e saídas financeiras do seu pequeno negócio, ele colabora ativamente para o controle financeiro.
Por exemplo, vamos imaginar que você vende bolos. Então, em uma semana, você teve três encomendas de bolos e lucrou R$ 300,00. Esse valor é anotado em suas entradas.
Mas é claro que para fazer os bolos, você precisou comprar os ingredientes. E com essa compra você teve um gasto de R$ 130,00. Então essa quantia é anotada em suas saídas.
Tendo em mãos o controle de todos esses valores, você consegue traçar estratégias mais assertivas para o dinheiro do seu pequeno negócio.
Permite ter um balanço mensal das finanças
Quando falamos sobre como preencher o livro caixa, é fundamental ter em mente que o seu preenchimento precisa ser seguido à risca.
Ou seja, qualquer quantia que entrar e sair do caixa do seu pequeno negócio precisa ser registrada neste documento.
Com esses dados precisos, você tem um balanço mensal das suas finanças, conseguindo visualizar como foi o andamento do seu mês e o que pode melhorar e ser ajustado para o próximo.
Ajuda a prestar contas à Receita Federal
Como falamos anteriormente, pequenos negócios que tem uma receita bruta anual de R$4,8 milhões e se enquadram no regime tributário Simples Nacional são obrigados a declarar os valores do seu caixa.
Tendo isso em mente, saber como preencher o livro caixa e mantê-lo atualizado é uma forma eficaz de prestar contas à Receita Federal quanto aos valores do seu caixa ao longo de um ano.
Leia também: Quais os direitos de pequenos empreendedores?
Como fazer um livro caixa? Aprenda a como preencher o livro caixa!
Na sequência, ensinamos você a como fazer um livro caixa, ou seja, explicamos em mais detalhes sobre como preencher o livro caixa. Confira!
Data
Inserir um espaço para preencher as datas do seu livro caixa é essencial para manter organizado os seus gastos e lucros de acordo com o mês, permitindo que o controle seja cronológico.
E com base nisso, é fundamental que os seus registros sejam diários e incluam qualquer valor que entrou ou saiu do caixa do seu pequeno negócio.
Entradas
As entradas correspondem a todos os recebimentos que o seu pequeno negócio teve em um período, ou seja, todos os seus ganhos.
Portanto, na categoria de entradas, registre tudo o que entrou como dinheiro físico, PIX, depósito bancário e afins.
Saídas
As saídas são uma categoria que correspondem a todos os valores que você gastou em seu pequeno negócio, justamente por isso leva esse nome, pois é tudo o que saiu financeiramente.
Por exemplo, se você trabalha com fornecedores, é preciso pagar eles em algum momento, certo?
E esse valor que você paga a eles deve ser registrado no seu livro caixa como uma saída, independente se o pagamento foi feito no cartão, em dinheiro, boleto, PIX, transferência e afins.
Lembre-se: nas saídas, também é fundamental que você insira o valor do seu pró-labore, ou seja, o salário que você paga a si mesma!
É com esses dois registros que citamos até agora (entradas e saídas) que você conseguirá calcular o saldo final do seu livro caixa, uma categoria que falamos logo abaixo.
Saldo final
Nós chamamos de saldo final a diferença entre os registros de entradas e saídas financeiras do seu pequeno negócio.
Esse é o valor que determina o quanto a sua empresa tem em caixa durante um período analisado, seja de uma semana, um mês, dois meses e afins.
Para saber qual o saldo atual do seu negócio com base nos preenchimentos do livro caixa, você deve usar a seguinte forma:
saldo anterior + recebimentos – pagamentos = saldo atual.
Histórico
Por fim, conforme você preenche as entradas e saídas de acordo com suas datas exatas e faz o cálculo do saldo final do seu pequeno negócio, você tem um histórico completo das suas finanças.
Com esse histórico você consegue entender qual o motivo de cada movimentação financeira que foi realizada, algo essencial caso você precise justificar qualquer tipo de valor que entrou ou saiu do seu negócio para autoridades fiscais.
O que devo colocar no livro caixa? Passo a passo de como preencher um livro caixa
Conforme falamos acima, na hora de aprender como preencher o livro caixa o ideal é que você faça esse preenchimento de maneira cronológica, para conseguir identificar mais fácil todas as transações de acordo com os dias e meses.
Além do mais, independentemente de você estar fazendo esse preenchimento em um caderno ou em uma planilha, é fundamental que você coloque cada operação em uma linha, pois dessa forma a visualização fica mais fácil.
Outra sugestão que nós damos é que você faça o registro de compras que foram pagas com cheques pós-datados ou vendas a prazos somente no dia que elas forem efetuadas, para não te confundir ou fazer com que você precise voltar para outras páginas para fazer o preenchimento.
E mais uma vez reforçamos a importância de fazer esse preenchimento do documento todos os dias, sempre que você fizer qualquer pequena movimentação financeira.
Livro caixa: planilha pronta para preencher
Se você quer fazer a organização das finanças do seu negócio em uma planilha do Excel, clicando aqui você consegue acessar uma planilha de livro caixa pronta que preparamos para você apenas preencher os valores de acordo com suas entradas e saídas.
Livro caixa X fluxo de caixa: qual é a diferença?
O livro caixa e o fluxo de caixa costumam ser confundidos, mas existem diferenças entre eles.
Conforme mostramos a você ao longo desse artigo, o livro caixa se trata de um documento em que você registra todos os recebimentos e pagamentos feitos pelo seu negócio durante um determinado período.
Enquanto isso, o fluxo de caixa se trata de todas as transações financeiras do seu pequeno negócio, ou seja, investimentos, financiamentos, atividades operacionais e afins.
Com isso, fica mais fácil entender que o fluxo de caixa é um documento que precisa ser preenchido para compreender qual a situação econômica e financeira do seu negócio com precisão e em tempo real.
Conclusão: como preencher o livro caixa?
Hoje a nossa missão era apresentar a você o livro caixa, um documento em que você preenche todas as entradas e saídas do seu negócio.
Como você viu ao longo dessa leitura, saber como preencher o livro caixa é fundamental para manter o controle financeiro do seu negócio, ter um balanço mensal das suas finanças e para prestar contas à Receita Federal sempre que for necessário.
E para te ajudar a saber como preencher o livro caixa, explicamos aqui todos os itens que precisam ser inseridos nesse documento e o que colocar em cada um deles.
No mais, você queira se aprofundar em outros métodos para manter a saúde financeira do seu negócio, faça agora mesmo o nosso curso online gratuito de Educação Financeira para Mulheres Empreendedoras!
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