Quem nunca quis ter dias de 48h levanta a mão! Ser empreendedor é aceitar o desafio de cuidar de tudo no seu negócio: produção, vendas, contabilidade, divulgação, etc. E não é raro se sentir afogado pela quantidade de tarefas que precisam ser realizadas até o fim do dia!

Relaxe, existem muitas formas de se organizar e priorizar as tarefas sem enlouquecer, e estamos aqui para te ajudar a ser mais eficiente!

#Divida primeiro seu dia em blocos

Uma forma interessante para organizar seu tempo e tarefas é começar dividindo o tempo do seu dia em blocos: manhã e tarde por exemplo, blocos de três horas, ou da forma como achar melhor para o seu cotidiano.
Na divisão desses blocos, leve em consideração as seguintes informações: Quais são os períodos mais produtivos para você? Os mais tumultuados? Em que local você está em cada um desses períodos: escritório, casa, trabalho externo? Isso irá ajudá-lo a distribuir suas atividades de modo a utilizar melhor o seu tempo.

#Depois, faça a lista das suas tarefas do dia a dia

Desse modo, liste as atividades que fazem parte da sua rotina, as que você mais realiza, e coloque o tempo que você leva para concluir cada uma delas. Quanto mais realista for, melhor! Às vezes temos tendência a achar que uma tarefa “chata” demore mais tempo que o normal ou que conseguimos realizar uma entrega muito mais rapidamente para agradar o cliente.

#Agora é só juntar as peças!

Tudo está listado certinho? Perfeito! Agora relacione as atividades com os blocos de tempo que separou anteriormente, por exemplo:

  • Burocracia e ações administrativas – início da manhã, 1h
  • Ligações – início da manhã e fim da tarde, 30 min
  • Produção – segunda parte da manhã, 2h
  • Venda – tarde, 4h

Na hora de fazer essa relação, leve em consideração tempo e facilidade das atividades com o período que você tem mais e menos concentração, com a disponibilidade das outras pessoas que você precisa para realizar a atividade, com o horário de funcionamento das lojas, entre outros fatores importantes.

Seguindo esse passo-a-passo simples, você terá uma boa noção de como organizar o seu dia de maneira geral, conforme às suas condições de trabalho e predisposições.

#Use e abuse de ferramentas de gestão do tempo

Porque a nossa memória não sempre é confiável, recomendamos o uso de algum auxílio para anotar todas as suas tarefas que não são tão rotineiras e seus prazos finais. E olha só, existem muitas opções, e provavelmente não terá dificuldade em encontrar a mais adequada para você:

- Agenda física. Parece antigo né não? Mas funciona! O legal da agenda (comparado a um caderno comum) é que pode escrever suas ações e entregas diretamente na data final. Assim, você pode ter uma boa noção de como são distribuídas as suas tarefas no tempo

- Agenda eletrônica. Programas e sites de correio eletrônico como Gmail vêm muitas vezes com uma função de agenda. Você poderá acessar essa agenda em qualquer lugar desde que tenha uma conexão internet e também receber notificações para relembrar dos seus compromissos!

- Agenda no celular. Muitos celulares smartphones têm a função de sincronizar a agenda do e-mail com a do celular, ou até tem um aplicativo de agenda próprio.

- Se você utiliza muito o computador, pode usar vários aplicativos gerenciadores de tarefas disponíveis gratuitamente (Ex: Evernote, Microsoft OneNote, etc).

Lembre-se: tente priorizar uma única ferramenta para ter tudo concentrado no mesmo lugar. É melhor para evitar dor de cabeças e não esquecer de nada!

O mais importante é você utilizar uma ferramenta sem dificuldade, ou seja, se você já utiliza muito o e-mail, não perca tempo e use a agenda do e-mail ao invés de outro aplicativo on-line.

#Ficaadica: não perca o foco!

Porém, de nada adianta organizar as tarefas, se você não conseguir se concentrar no momento em que precisa de fato realizá-las. Por isso, não deixe a caixa de e-mail aberto, desligue o celular, e avise as pessoas que você está “off-line” e que só poderá atendê-las ao final da tarefa.

Planejar cada dia, fazendo uma lista de tarefas a serem realizadas é um hábito a se adquirir. É importante que isso seja feito todos dias, de preferência, ao final do dia anterior. Desse modo, você aproveita para identificar quais são os resultados daquele dia, e listar o que ainda precisa ser feito para o próximo.  Com todas essas dicas você já pode dizer adeus aos dias desorganizados e ao stress de não conseguir fazer tudo o planejou para o dia. Só precisa colocar tudo isso em prática. E não deixe de baixar o infográfico que está abaixo!