Sabendo exatamente quais são os seus processos de gestão da produção, e se organizando para realizá-los, você fabricará produtos e serviços de qualidade, entregará sem atraso e gerenciará o seu estoque de maneira eficiente. Isso se reverte em clientes mais satisfeitos e felizes, e em uma maior capacidade de produção. Essas duas questões aliadas farão a receita e o lucro do seu negócio aumentar!

O processo de gestão da produção, tanto de serviços quanto de produtos, se refere a etapa de transformação de “entradas” em “saídas”. Mas o que isso significa?

#Entradas

São todos os recursos que você precisa para produzir o seu serviço ou produto. Materiais, como por exemplo: tecido, farinha, areia; podem ser informações, é o caso de quem trabalha com direito, contabilidade, consultoria; e pode ser até os próprios clientes, no caso dos salões de beleza e academias de musculação.

#Transformação

Quando falamos em transformação, nos referimos ao processo de produção em si, envolve todas as operações necessárias para tornar os seus recursos em produtos ou serviços finais.

#Saídas

No final da transformação, obtém-se um produto ou um serviço finalizado, o que chamamos de “saída”. De acordo com o seu tipo de atividade, as suas saídas irão criar estoques que aumentam ou diminuem de acordo com as suas vendas e o vencimento dos seus produtos.

É interessante pensar que atividades de serviço ou encomendas geralmente não geram estoque, pois, a compra já é quase certa.

#Antes de começar

Existem muitos meios de gerenciar a produção de um negócio, porém, todos dependem das seguintes características e condições do produto ou serviço:

  • a natureza do seu produto ou serviço,
  • se ele é perecível ou não,
  • se é feito sob medida, ou se a produção é em série.
  • a variedade dos seus produtos ou serviços, ou seja, quantos tipos diferentes você produz e quão diferentes eles são entre si.
  • o volume de venda, a quantidade de produtos e serviços que você entrega (por exemplo, alguém que produz 50 sabonetes por mês não tem as mesmas necessidades de produção de quem produz 500 sabonetes no mês)
  • sua demanda: se ela é estável ao longo do ano ou passa por variações grandes em algumas épocas. Você vende mais na páscoa ou dia das mães, por exemplo?
  • seus fornecedores, ou seja, dos recursos materiais que você precisa. Se você não tiver fornecedor para alguma matéria prima, por exemplo, é necessário achar soluções para substituí-lo.

Essas informações permitem que cada empreendedor ou empreendedora defina um processo de produção próprio que se adapte a essas características.

#Quanto você precisa de entradas?

Para conseguir ilustrar melhor as etapas de produção vamos usar como exemplo o João, que trabalha como professor de violão de manhã e resolveu usar o seu tempo livre durante a tarde para cozinhar bolos de chocolate que são vendidos na vizinhança.

O primeiro passo a realizar é planejar as suas vendas: liste os produtos e serviços que você vende ou vai vender e quanto você pensa vender de cada um por mês.

A lista do João é bem curta, já que ele só vende bolos de chocolates e imagina vender 100 por mês, ou seja, uma média de 5 por dia, trabalhando de segunda-feira à sexta-feira.

Essa meta é o volume de venda planejado, e vai significar o tamanho sua produção. E é a partir dessas metas, que você irá definir todo o resto, principalmente suas entradas.

Para fazer um bolo de chocolate, o João precisa de: 200 gramas de farinha, 100 gramas de açúcar, 200 gramas de chocolate, 100 gramas de manteiga e 4 ovos. Relembrando, a meta do João é fazer 100 bolos por mês. Então, para saber quantos recursos ele vai precisar durante o mês, ele precisa multiplicar a quantidade individual por 100. Como esse cálculo João descobre que no total, ele vai precisar de 20kg de farinha, 10kg de manteiga, 10kg de açúcar, 400 ovos e 20kg de chocolate.

Sempre verifique se você possui recursos suficientes no estoque, isso garante que você não corra o risco de parar a produção, o que leva a perda de clientes potenciais. Porém, fique atento para não possuir um estoque em excesso, principalmente com materiais perecíveis ou que possam estragar com o tempo. Por conta disso é sempre importante uma revisão em suas metas de vendas e das quantidades de recursos que você precisa, para ajustá-los à sua realidade atual.

Lembre-se que: estoque é dinheiro parado, se você está com muito estoque, é porque não precisava de todo o material e poderia usar o dinheiro para algo mais importante.

#Liste as suas tarefas

Agora que você possui a lista das suas entradas, pode analisar o processo de transformação, ou seja, todas as operações que os recursos vão passar para se tornar o produto ou serviço final. Para isso, liste todas as tarefas que você precisará realizar com as seguintes informações:

  • O nome da tarefa com uma descrição de como fazer;
  • O tempo necessário para realizar esta tarefa;
  • O equipamento e material necessários;
  • E se for preciso, o número de pessoas necessárias para a realização da tarefa.

Identificando tudo isso, classifique suas atividades na ordem em que elas devem acontecer. Você pode até desenhar o processo em um papel.

Nesse desenho, você pode inserir a duração de cada tarefa, mantendo assim uma visão geral do tempo total do seu processo, e demais informações que você acredita serem importantes no processo.

Vamos dar uma olhada nas etapas definidas por João sobre o seu processo: preparar a massa – 10min, derreter o chocolate – 5min, misturar a massa e o chocolate – 10 min, assar o bolo – 40min, embalar o bolo – 1 min.

Um processo de produção é uma receita de como fazer o seu produto ou serviço. É importante perceber que a produção não é sempre uma linha reta e é provável que várias das suas tarefas possam ser feitas ao mesmo tempo, permitindo assim ganhar tempo. Por exemplo, para o bolo do João, a massa poderia ser preparada ao mesmo tempo em que o chocolate derrete, ganhando assim, tempo para que o bolo fique pronto mais rápido.

Quando você planeja o seu processo, você deve analisar se tudo que foi definido é realizável em relação à sua meta de venda. Ou seja, você deve comparar a sua meta com a sua capacidade produtiva. Analise as seguintes perguntas:

  • Quantas horas eu disponho para elaborar cada produto e serviço por dia? Diante da duração dos meus processos, tenho tempo suficiente para fazer tudo?
  • Eu dou conta de fazer o que planejei sozinho? Preciso ou não de colaboradores ou empregados para me ajudar?
  • Eu possuo todas as máquinas e ferramentas que preciso? Se tiver processos que precisam da mesma máquina, consigo revezar ou preciso de vários modelos dessa máquina disponíveis?

Pensando nessas questões, João encontrou uma dificuldade.

Realizar um bolo com o material que ele possui demora 1 hora, e ele quer vender 5 bolos por dia. Como ele dispõe só da tarde, passar 5 horas só preparando bolos é muito tempo, não restando horário para vender os produtos. Observando o seu processo, João percebeu que precisa de 40 min para assar o bolo. Com isso, ele decidiu comprar um forno maior, que possa comportar os cinco bolos ao mesmo tempo. Com essa decisão, João economizou mais de duas horas e meia, restando tempo para então visitar os seus vizinhos e vender os bolos.

Além disso, produzindo os bolos João percebeu que perdia muito do seu tempo na produção, já que precisava se deslocar até a casa da sua irmã, pois é na garagem dela que João instalou o grande forno que comprou.

Ou seja, além do processo de produção, você precisa ficar atento à organização do seu espaço de produção para não perder tempo: Todo o material que precisa está na proximidade? Tudo está bem guardado e fácil de localizar?

#Controle seus estoques

Após a transformação, você vai obter uma “saída”, ou seja, o produto ou serviço final, pronto para ser entregue ao cliente. Se o produto ou serviço não foi encomendado anteriormente, ele com certeza irá para o seu estoque.

Ter um estoque é muito útil quando a demanda não é muito estável ou quando acontece problema na produção. Por exemplo, se receber mais demandas do que esperava ou se uma máquina sua quebrar, é bom ter alguns produtos na sua reserva. Contudo, essa dica não se aplica para produtos perecíveis, como o bolo que o João faz, pois eles podem estragar antes de ser vendidos.

O produto estocado também é dinheiro parado dentro do seu negócio. Fique atento aos seus estoques: Se acumular demais reduza a sua produção até chegar a um nível de estoque razoável.

Por outro lado, se você não possuir estoque, pode gerar atraso na entrega dos seus produtos, e com isso, clientes insatisfeitos. Desse modo, é necessário ficar de olho na produção e nas vendas, para assim gerenciar um estoque suficiente e com flexibilidade.

A base da gestão da produção está na previsão das suas vendas, na definição dos recursos necessários, no planejamento das tarefas e no controle dos seus estoques de matéria prima e de produtos finais.

Os atrasos de entrega geralmente ocorrem porque não foi previsto estoque de segurança para atender demandas não esperadas.

Você pode também melhorar sua gestão, monitorando os seus estoques, e assim:

  • Saber quais são os produtos que tem maior saída e quais estão parados no estoque. Com isso você concentra a produção em produtos que tem maior giro.
  • Saber quantos produtos você consegue entregar no momento que um cliente faz o pedido.
  • Garantir que produtos perecíveis não estraguem no estoque.
  • Com essas informações você consegue gerenciar melhor o seu processo de produção.

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