Sistema 5S: melhore o ambiente do seu negócio

Você conhece o sistema 5S? É considerado por muitos empreendedores uma filosofia de vida! Trata-se de uma prática simples que pode ser implantada em diferentes tipos de organizações, em casa, nas ruas e principalmente, em seu negócio.

Lembre-se: o ambiente do seu negócio diz muito sobre o seu empreendimento e também sobre você. Entre uma loja bagunçada e outra organizada e limpa, tenho certeza que não pensará duas vezes na hora de escolher a segunda, certo?

A partir de cinco passos apresentados pelo 5S, o objetivo é manter o seu local de trabalho - e até sua vida pessoal - ordenado, saudável, limpos e em especial, vai te ajudar a ser mais produtivo, economizando tempo e energias no dia-a-dia!

#O que significa sistema 5S?

Essa técnica foi pensada e criada no Japão, de onde vem seu nome. O “5S” é a representação de 5 palavras japonesas que se referem a:

• Seiri: o Descarte;
• Seiton: a Organização;
• Seisou: a Limpeza;
• Seiketsu: a Higiene;
• Shitsuke: a Ordem mantida.

E agora, focando nesses princípios, você vai poder melhorar o ambiente do seu negócio, reduzir os seus gastos e aumentar a qualidade d a sua produção. Vamos conhecê-los mais em detalhe?

#1 Seiri: Senso de descarte

Primeiro, para começar o sistema 5S, observe o lugar em que você trabalha e defina qual são os materiais necessários e desnecessários que estão ali. É recomendado dividir o seu material em cinco categorias e guardá-los da seguinte forma:

• Necessário e uso constante – Colocar o mais próximo possível
• Necessário e uso ocasional – Colocar um pouco mais afastado
• Necessário e uso raro – Separado num local determinado
• Desnecessário e com uso potencial – Transferir para onde for útil
• Desnecessário e sem uso potencial – Vender ou dispor

É comum que com o tempo a gente acumule papéis e materiais desnecessários que desviam nossa atenção. Fazendo essa separação, você vai liberar espaço físico, reduzir o tempo de procura de documentos e materiais e evitar compras desnecessárias.

#2 Seiton: Senso de organização

Agora que você já fez o descarte de tudo que pode te atrapalhar, pode começar a etapa de organização! Você pode controlar a sua organização de várias formas:

• Controle visual: A visão é o sentido que mais usamos. Para facilitar, é importante que você faça indicações do conteúdo que está em: caixas, arquivos, gavetas, local de armazenagem, área de descarte, etc.;
• Alinhamento: Os objetos são colocados em linha reta, para aproveitar o máximo do espaço;
• Aperfeiçoamento contínuo: Sempre tentar melhorar o que já foi definido;
• Visualizar tudo: Tornar tudo visível, eliminando as tampas e portas das estantes, caixas e depósitos;
• Evitar o sentido vertical: Documentos, pastas de arquivos e livros não devem ser armazenados empilhados.

Que tal escolher um dia da semana mais tranquilo no seu negócio e fazer aquele dia da faxina? Assim, é muito mais fácil encontrar suas ferramentas, documentos e você economiza tempo!

#3 Seisou: Senso de limpeza

Tudo organizado, agora é hora de limpar! O objetivo é manter o local de trabalho, máquinas e ferramentas sempre limpas. E você vai ver que é muito mais fácil manter a limpeza, do que sujar e limpar toda hora.

O que você precisa fazer nessa etapa é: ter cuidado! Verifique, por exemplo, a presença de:

• Odores fortes que possam prejudicar a saúde das pessoas;
• Excesso de pó e poeira acumuladas, prejudicando a saúde e escondendo problemas;
• Nível elevado de ruídos, prejudicando a audição e o processo de comunicação;
• Má iluminação dos locais, o que pode causar desgaste da visão, acidentes de trabalho e erros nas atividades;
• Objetos danificados ou equipamentos com mau funcionamento, com problemas de vazamento, regulagem e calibragem.

Percebeu que a limpeza envolve quase todos os nossos sentidos? Além de limpar, procure identificar e saber a causa dessa sujeira para conseguir resolver. Aplicar essas regrinhas permitirá melhorar a higiene no local, reduzir os desperdícios e aumentar a sua satisfação no trabalho.

#4 Seiketsu: Senso de higiene

Seiketsu é o fato de zelar pela higiene e conservar as condições físicas de máquinas e ferramentas, além da saúde no local de trabalho, deixando saudável tanto o corpo quanto a mente:

• Condições físicas: ambiente agradável, organizado e seguro; uso de equipamento de segurança; equipamentos e instalações com um bom nível de confiabilidade.
• Condições psicológicas: tranquilidade; autoestima; tolerância; prazer; saber ouvir; eliminar intrigas; transparências nas relações.

Para ajudar no quarto passo, você pode padronizar o que já foi realizado. A ideia é não fazer isso só no começo ou fim do ano quando sobra um tempo e sim, tornar uma prática rotineira em seu negócio.

#5 Shitsuke – Senso de ordem mantida

Chegamos ao último S! O objetivo desse passo é consolidar os princípios básicos dos sensos de descarte, organização, limpeza e higiene, ou seja, cumprir os passos anteriores. Siga as orientações que criaram durante esses passos e colabore com a organização, participando das soluções e respeitando a opinião pessoal de cada um que participa.

Estabelecer a ordem mantida é se educar para cumprir o que foi combinado. Afinal, se não for cumprido, a chance de voltar a ser como antes é só uma questão de tempo!

O Sistema 5S tem mudanças visíveis no humor das pessoas, no ambiente de trabalho e em como são levadas as atividades do dia a dia. E quem não quer um ambiente melhor?

A gente sabe que mudanças como essas podem levar mais tempo, porque interferem diretamente nos hábitos das pessoas. Então, tenha paciência! Você vai ver mudanças benéficas para seu negócio.

Antes de começar a utilizar o sistema 5S em seu negócio, junte informações sobre a real situação do ambiente e, para isso, o ideal é preencher um diagnóstico. Você pode utilizar nossa ferramenta para te ajudar a se organizar. É só clicar em “Baixe aqui” no fim do artigo, imprimir e usar!

Depois de fazer o seu diagnóstico, é interessante revisar os aspectos que não foram totalmente cumpridos e se perguntar: Quais foram as maiores dificuldades de cumprir o que foi proposto? Quais são as condições necessárias para que eu melhore em certo tópico?

Em seguida, reúna os motivos de não ter realizado as atividades e busque solução para eliminar as causas. Vamos lá?